La traducción certificada de documentos oficiales se ha vuelto fundamental para diversas transacciones internacionales, ya sea para propósitos educativos, legales o comerciales. Por su parte, Colombia, como país activo en esta dinámica global, reconoce la importancia de asegurar que las traducciones oficiales sean reconocidas y aceptadas en el ámbito internacional. El proceso de apostillar o legalizar (este último, para países no signatarios de la Convención de La Haya) las traducciones oficiales ante la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia) juega un papel importante: autentica la firma del notario que reconoció la firma del traductor, cuando la entidad receptora exige ese trámite. No todas las traducciones oficiales necesitan apostillarse o legalizarse; sin embargo, cuando se requiere, la firma del traductor debe ser autenticada en la notaría donde esté registrada, antes del proceso con la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia).
¿Qué es la Apostilla?
La apostilla es un procedimiento de autenticación de documentos establecido por la Convención de La Haya (organización intergubernamental permanente) en un tratado internacional que simplifica la legalización de documentos para su uso en el extranjero. Colombia es parte de esta convención desde el 14 de mayo de 2001. La apostilla no certifica la veracidad del contenido del documento, sino que autentica la firma y el sello del funcionario que ha firmado o certificado el documento. Para los países que no son signatarios de la Convención de La Haya, se utiliza el proceso de legalización, el cual cumple una función similar.
¿Qué es la Apostilla de La Haya?
La apostilla de La Haya es un tipo de certificación internacional utilizada para validar documentos públicos que deben presentarse en un país extranjero. Se trata de un procedimiento simplificado de legalización, acordado por varios países bajo la Convención de La Haya, mediante un tratado internacional suscrito en 1961.
La función principal de la apostilla de La Haya es eliminar la necesidad de múltiples niveles de legalización de documentos para su uso entre los estados miembros. Antes de su existencia, los documentos públicos debían ser legalizados por diversas autoridades antes de ser aceptados en otro país, lo que resultaba costoso, complicado y prolongado.
Con la apostilla de La Haya, un país participante puede certificar un documento público —como certificados de nacimiento, diplomas, poderes notariales, entre otros— mediante un sello especial denominado «apostilla». Este sello certifica la autenticidad de la firma y, cuando sea aplicable, la calidad en la que el signatario del documento ha actuado.
Recuerde que la apostilla de La Haya solo es válida entre los países que son parte de la Convención de La Haya. No todos los países son signatarios y algunos pueden tener requisitos diferentes para la legalización de documentos. Por lo tanto, al realizar trámites internacionales, es esencial verificar los requisitos específicos de cada país.
La importancia de Apostillar Traducciones Oficiales
Cuando se trata de traducciones oficiales en Colombia, apostillarlas es un paso crucial cuando se pretende utilizarlas en el extranjero. La apostilla del documento original y la apostilla de la traducción son trámites distintos. El original se apostilla según el país de destino; para la traducción, el traductor firma, el notario autentica esa firma y la Cancillería apostilla la firma del notario. Confirme el requisito con la entidad receptora. Además, elimina la necesidad de procedimientos adicionales de legalización, lo que simplifica el proceso y agiliza la validación en la mayoría de los trámites de visado y transacciones comerciales internacionales. En Colombia, la firma y el sello del Traductor Oficial certifican la validez de la traducción, lo que en muchos casos resulta suficiente. Sin embargo, para el uso internacional, especialmente en países que son parte de la Convención de La Haya, algunas entidades pueden exigir la apostilla para asegurar el reconocimiento del documento. Por ello, es recomendable verificar siempre los requisitos específicos de la entidad receptora o del país de destino.
Pasos para la Apostilla de Traducciones Oficiales en Colombia, en los casos en que se requieran
Obtención de la Traducción Oficial
Antes de apostillar una traducción, es necesario contar con una traducción oficial realizada por un traductor certificado. Este profesional debe contar con firma y sello de traductor oficial. En Colombia, el Certificado de Idoneidad lo emite la Universidad Nacional de Colombia o la Universidad de Antioquia después de examen, según la Ley 962 de 2005. También siguen siendo válidas las licencias antiguas del Ministerio de Justicia expedidas antes del Decreto 1677 de 1997; ese ministerio no emite nuevas idoneidades.
Autenticación de la Traducción Oficial
La traducción oficial debe estar debidamente legalizada y notariada para su posterior apostilla. La notarización de traducciones oficiales es un proceso legal mediante el cual un notario público certifica que la traducción de un documento oficial es válida y legal. Para que este proceso se lleve a cabo, las traducciones oficiales solo pueden ser autenticadas en una notaría en la que el traductor oficial haya registrado su sello y firma.
En Colombia, para apostillar una traducción oficial, primero la notaría autentica la firma del traductor y luego la Cancillería apostilla la firma del notario, no el contenido traducido (Resolución 10547 de 2018, art. 6). Copywrite Colombia fue fundada por Ed Goodson, Traductor e Intérprete Oficial con Certificado de Idoneidad No. 0424 de la Universidad Nacional de Colombia (2015) y firma registrada en la Notaría 30 de Bogotá. A continuación se reproduce, como referencia histórica, el siguiente documento:
¿Cómo autenticar la firma del Traductor Oficial antes de apostillar?
Antes de apostillar una traducción, la firma del Traductor Oficial debe ser autenticada en una notaría donde esté registrada.
- Bogotá: Notaría 30 (Cra. 15 #91-06)
- Chía: Notaría 2 (Calle 12 N° 13-13)
- Cali: Notaría 5 (Calle 29 Nte. N° 6AN-35)
- Medellín: Notaría 20 (Calle 10 N° 43E-44)
- Barranquilla: Notaría 9 (Cra. 58 N° 64-126)
- Bucaramanga: Notaría 7 (Calle 35 N° 12-06)
- Cartagena: Notaría 4, Cra. 3 #8 – 66
- Pereira: Notaría 6, Cl. 12 #12B 06
Es importante saber que, al realizar el trámite de autenticación en la notaría en la que se encuentra registrada la firma del traductor oficial, debe informar al notario que su documento se va a apostillar o legalizar. En caso de requerir la apostilla, pregunte si el notario tiene registrada su firma en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
La Apostilla
Una vez que la traducción esté legalizada, se procede a la apostilla. Este paso se realiza ante la entidad designada en Colombia para tal fin, la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia). La apostilla se estampa directamente en el documento o en una hoja adicional adjunta. Se debe tener en cuenta que, a partir de la Resolución 1959, Artículo 7, numeral 4, la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia) exige que los documentos cuenten con una firma notarial registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
- Asegúrese de que todos los documentos tengan la información adecuada, cuenten con su traducción oficial correcta y notariada, y que la firma del notario esté registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
- Escanee y digitalice de forma clara y legible los documentos que necesite, en un solo archivo PDF. Recuerde que solo se emite una apostilla o legalización por documento.
- Cargue el archivo PDF en el sistema de la página de la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia). Complete su registro y los datos correspondientes.
- Revise su correo electrónico o la opción “consulte su trámite” en la página de la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia).
- Abone el valor correspondiente a la apostilla o legalización. Verifique que todo esté correcto, ya que no hay devolución y, en caso de errores, se deberá iniciar un proceso nuevo.
Verificación de requisitos específicos: Algunos países pueden tener requisitos adicionales para aceptar documentos apostillados. Por lo tanto, es fundamental verificar las regulaciones del país de destino y asegurarse de cumplir con todos los requisitos.
Beneficios de Apostillar Traducciones Oficiales en Colombia
- Uso en países de la Convención de La Haya: cuando la entidad receptora lo exige, la apostilla autentica la firma del notario para presentar la traducción oficial ante autoridades del país destino.
- Simplifica el proceso: La apostilla elimina la necesidad de múltiples sellos y trámites burocráticos.
- Economiza: Al reducir la cantidad de pasos necesarios para legalizar un documento, se ahorra tiempo y recursos.
- Facilita transacciones internacionales: En el ámbito comercial, la apostilla de traducciones oficiales facilita las transacciones internacionales, ya que los documentos están debidamente autenticados y reconocidos.
En resumen, apostillar —o legalizar, para países que no son parte de la Convención de La Haya— traducciones oficiales en Colombia puede ser necesario cuando la entidad receptora lo exige. Confirme siempre con esa entidad antes de iniciar el trámite. Este proceso simplificado, gracias al Convenio de La Haya, no solo facilita la vida de los ciudadanos colombianos que buscan oportunidades o hacer negocios en el extranjero, sino que también promueve la eficiencia en el intercambio global de información.
Trámite de Notarización
Se ofrece el trámite de notarización para clientes de todo el país. En las ciudades donde se cuentan con oficinas (Chía, Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, Bogotá, Pereira y Cartagena), se dispone de la firma registrada en las notarías locales, lo que agiliza y reduce costos en el proceso, permitiéndole recoger las traducciones en físico con sello y firma. Si se encuentra en otra ciudad o no tiene disponibilidad, se puede gestionar la notarización del documento por un costo adicional. Una vez notariado, se le enviará el documento escaneado por correo para que pueda continuar con el trámite ante la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia), si así lo requiere.
Traducciones de Apostillas
Las apostillas normalmente no se traducen, ya que vienen acompañadas de su traducción incorporada, aunque existen algunas partes —como el cargo del funcionario y la entidad— que se presentan en español en el caso de apostillas y legalizaciones expedidas por la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia). Se hace referencia a los números de apostilla en las traducciones. Es importante que verifique con la entidad solicitante si es necesario que los documentos sean apostillados o si basta con que la traducción esté certificada con el sello y la firma de un Traductor Oficial (traductor certificado).
Existen dos opciones:
- Opción 1: Apostillar antes de traducir. En este caso, usted nos envía las apostillas y se incluyen sus números en la traducción.
- Opción 2: Apostillar la traducción. Para ello, primero debe autenticar la firma del Traductor Oficial en la notaría correspondiente. Se le confirmará en cuál notaría debe realizar este trámite.
La opción a seguir dependerá de los requisitos de la entidad que solicita la traducción.
Recomendaciones para Notarización y Apostillado
Si reside en alguna de las ciudades donde se cuenta con oficina, puede acudir directamente a la notaría correspondiente para notarizar la firma del traductor y así evitar gastos adicionales. Esta es una de las dos opciones que se ofrecen para el trámite de notarización.
Enlaces y Requisitos
Consulte los requisitos para el apostillado en el siguiente enlace: https://www.cancilleria.gov.co/atencion-y-servicio-al-ciudadano/tramites-y-servicios/apostilla-y-legalizacion-en-linea/requisitos
