Los documentos privados se deben convertir en escrituras públicas con el fin de conferirles validez al momento en que sean presentados como pruebas legales, en especial, en situaciones donde se llevan a cabo determinados procedimientos legales. Por lo tanto, si usted desea realizar un procedimiento legal o hacer negocios en el extranjero, necesitará las escrituras públicas que estén relacionadas con la actividad correspondiente, en su versión original y su respectiva traducción.
¿QUÉ SON LAS ESCRITURAS PÚBLICAS?
Los documentos privados son aquellos que se originan como producto de algún tipo de acuerdo entre dos partes, como por ejemplo la conformación de una sociedad, y poseen ciertas limitaciones a la hora de efectuar alguna comprobación de carácter legal, como lo puede ser, por citar un ejemplo, la fecha de celebración de un contrato o una venta. Por ende, si desea conferirle credibilidad y valor legal a este tipo de documentos, es importante que los presente ante un notario público para que quede registrada una constancia del suceso de manera pública y se desarrolle una formalización del mismo. Esto es esencial, ya que a diferencia de los documentos privados, las administraciones, los jueces y la sociedad en general atribuyen credibilidad absoluta a los hechos o las declaraciones que se encuentran consignadas en una escritura pública.
Para entender un poco más sobre este tipo de documentos, sus características y la manera en que funcionan, es necesario abordar su naturaleza y aplicabilidad. Una escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas que intervienen en un acto, contrato o acuerdo, las cuales son emitidas ante el notario, quien es un funcionario del estado cualificado para realizar estos trámites y cuyo objetivo es encargarse de que estas declaraciones cumplan con los requisitos legales propios y específicos de cada acta. De este modo, esta información se incorpora bajo los protocolos legales pertinentes y se incluye en los registros públicos correspondientes. Por consiguiente, el notario está dando fe acerca de la capacidad jurídica del contenido y la fecha en la cual se llevó a cabo, otorgándole al documento carácter público y validez legal. La escritura pública actúa como un instrumento ejecutivo que posee fuerza probatoria de las fechas, los hechos y las declaraciones incluidas en dicha escritura.
Existen muchas situaciones entre individuos que se deben formalizar para que adquieran valor legal. Entre las más destacadas que deben ser consideradas y certificadas como escrituras públicas, se encuentran los actos o los gravámenes de bienes raíces, la constitución de empresas comerciales y civiles, y algunos negocios donde es necesario dar a un documento privado una capacidad pública y jurídica.
Es fundamental cumplir con los requisitos legales para completar este proceso de validez. Según la ley colombiana, hay cuatro etapas en este proceso: recepción, extensión, otorgamiento y autorización. Por supuesto, esto puede variar según la normativa de cada país.
La primera de estas etapas es la recepción de los documentos que se pretender convertir en escritura pública por parte del notario. En esta etapa, el notario verifica que toda la información proporcionada sea válida y se pueda autorizar el procedimiento, en caso contrario, el proceso podría llegar a detenerse. Es necesario que las partes interesadas estén presentes o, en su defecto, representadas por personas autorizadas para actuar como representantes.
En la segunda etapa, la cual se denomina extensión, el notario, con base en la manifestación de la voluntad de las partes, elabora y redacta con claridad y precisión el instrumento que debe contener las estipulaciones relativas a los derechos constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, su alcance y las obligaciones que los otorgantes asumen. En este punto, el notario puede servir de asesor jurídico a fin de incluir lo que considere conveniente para el acuerdo.
El otorgamiento es la ratificación formal del consentimiento. Esta etapa implica la comparecencia de los intervinientes, quienes deben leer el documento o solicitar al notario que lo lea en voz alta. Con esta lectura se pretende garantizar que los otorgantes tengan conocimiento claro de la información que firmarán. Por esta razón, en esta etapa pueden aclarar, modificar o corregir lo que crean pertinente hasta estar conformes con el contenido del texto. La etapa del otorgamiento concluye con la firma de los otorgantes y los intervinientes, o la huella dactilar como requisito supletorio de la firma. Acto seguido, el instrumento debe ser firmado, numerado y fechado.
Tras realizar las etapas anteriores, el proceso culmina con la autorización de la escritura pública. En esta etapa, luego de comprobar que el documento consigna lo declarado y aprobado por las partes, cumple con los requisitos legales necesarios y cuenta con los respectivos comprobantes fiscales, el notario finalmente firma en muestra de la fe que le imprime al instrumento. Cabe señalar que los instrumentos que no hayan sido autorizados por el notario no adquieren la calidad de escritura pública.
Es preciso aclarar que el documento debe estar correctamente escrito y contener todos los datos y las firmas de los involucrados, al igual que cumplir con el protocolo establecido, tanto por parte de los otorgantes como del propio notario, para evitar la nulidad. En segundo lugar, tenga en cuenta que el único soporte legal de las escrituras públicas es el papel. La escritura digital no es reconocida en Colombia.
¿POR QUÉ SE NECESITA UNA TRADUCCIÓN?
Como se señaló anteriormente, las escrituras públicas confieren a una serie de documentos el carácter legal y público necesario para que sean reconocidos en el ámbito jurídico. En la actualidad, existe un gran número las situaciones en las que es imprescindible acudir ante un notario para que los documentos se conviertan en escrituras públicas. No es extraño que alguno de estos documentos o situaciones involucren acciones entre personas o empresas de diferentes países o idiomas distintos. Como parte de la normativa de cada país, cualquier documento que se presente como parte de un proceso jurídico debe estar redactado en su idioma oficial. Es por este motivo que es necesario traducir los textos que se encuentran en un idioma diferente, por ende, esto también aplica para las escrituras públicas.
A continuación, podrá encontrar algunos ejemplos de los documentos más comunes que pueden requerir traducción para ser utilizados en el extranjero.
Testamentos: ejecuciones de la herencia de un pariente en otro país.
Acuerdos matrimoniales: un pacto escrito que permite a la pareja ponerse de acuerdo sobre los aspectos económicos del matrimonio o formalizar su terminación.
Minutas: documento en el que un notario público valida lo ocurrido en un evento, ya sea una reunión, un congreso, una sesión o una audiencia judicial, y las decisiones y acuerdos logrados.
Venta y compra: un acuerdo de transferencia de bienes, bienes o derechos, cuando la otra parte se compromete a pagar un precio acordado.
Si usted va a realizar alguna acción en la que se requiera presentar escrituras públicas emitidas en un idioma distinto al que se usa oficialmente en el país donde tendrá efecto, nosotros podemos ayudarlo y proporcionarle un documento traducido que cumpla las normas y los requisitos para que sea aceptado en cualquier contexto. Para ello, debe realizar el trámite de la escritura pública y después enviarnos los documentos para hacer la traducción correspondiente, nosotros le enviaremos el documento traducido con el fin de que pueda finalizar todos sus trámites.
Nuestra empresa le ofrece traducciones de este y otros documentos legales que se requieren con frecuencia para que pueda efectuar diferentes trámites al interior y al exterior del país. Garantizamos un servicio de calidad y el cumplimiento de todos los requisitos legales que se deben tener en cuenta.
Reconocemos el valor y la importancia de traducir estos documentos y los tiempos de entrega para agilizar el trámite que necesita llevar a cabo. Entendemos la importancia de estos documentos y respetamos plenamente la necesidad de mantener toda la información en estricta confidencialidad.
