Un registro civil para apostillar debe salir de la Notaría o la Registraduría con una firma que la Cancillería pueda validar. El riesgo real es hacer primero la traducción, o intentar apostillar una fotocopia simple, y que la entidad receptora le pida repetir el trámite. Aquí le explicamos el orden: copia correcta del registro, apostilla o legalización si aplica, y traducción oficial cuando la entidad la exija. Si su caso incluye traducción, revise también esta guía de apostilla y traducción oficial.
¿Qué es apostillar un registro civil?
Apostillar un registro civil es autenticar, para uso internacional, la firma y la calidad del funcionario que firmó ese documento público. La apostilla no certifica que el contenido del registro sea “verdadero” ni revisa los datos civiles; confirma la firma del funcionario público frente al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
La apostilla aplica cuando el país de destino hace parte de la Convención de La Haya de 1961. Colombia es parte de esa Convención desde el 14 de mayo de 2001. Si el país de destino no hace parte de la Convención, normalmente no se habla de apostilla sino de legalización.
Por eso, antes de iniciar, confirme con la entidad receptora si le piden:
- Registro civil apostillado.
- Registro civil legalizado.
- Traducción oficial del registro civil.
- Traducción oficial apostillada.
- Una combinación de esos trámites.
Ese detalle cambia el orden del proceso.
Requisitos para apostillar un registro civil
Para apostillar un registro civil colombiano, el punto de partida no debe ser una fotocopia simple. Debe solicitar una copia reciente en la Notaría o en la Registraduría donde reposa el folio del registro civil.
En términos prácticos, revise estos requisitos antes de cargar el documento en el portal de la Cancillería:
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Copia reciente del registro civil
No sirven fotocopias simples ni originales antiguos. Pida una copia actualizada donde reposa el folio. -
Firma vigente del registrador o notario
La firma debe estar en la base de datos que permite la validación ante la Cancillería. -
Documento legible en PDF
El trámite de apostilla se hace en línea en el portal de la Cancillería. El archivo debe permitir leer nombres, fechas, sellos, firmas y datos del folio. -
País de destino definido
El portal solicita seleccionar el país de destino. Ese dato también ayuda a determinar si corresponde apostilla o legalización. -
Tipo de documento correcto
Debe escoger la categoría que corresponda al registro civil. Si el sistema pide información adicional, siga las instrucciones del portal oficial.
Si además necesita traducir el documento, no asuma el orden. Algunas entidades quieren ver primero el registro apostillado y luego traducido; otras piden la traducción oficial y, si aplica, la apostilla de esa traducción. Confírmelo siempre con quien recibe el documento.
¿Dónde se apostilla un registro civil? (Registraduría, notaría y Cancillería)
La Registraduría o la notaría expiden la copia del registro civil. La entidad que apostilla es la Cancillería, es decir, el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Esto es importante porque muchas búsquedas dicen “registraduría apostilla” o “dónde apostillar un registro civil”, pero la Registraduría no apostilla. Su función es expedir la copia del registro cuando el folio está allí. Si el registro está en una notaría, la copia se pide en esa notaría.
Luego, la apostilla se solicita en línea ante la Cancillería. En el portal se carga el documento, se escoge el país de destino y el tipo de documento, y el sistema liquida el valor correspondiente. No es un trámite que se haga por medio de la Registraduría.
El orden básico es:
- Registraduría o notaría: expide la copia del registro civil.
- Cancillería: apostilla o legaliza el documento, según el país de destino.
- Traductor oficial: traduce el documento, si la entidad receptora lo exige.
- Notaría y Cancillería: intervienen de nuevo solo si se requiere apostillar la traducción oficial.
Cómo hacer para apostillar un registro civil, paso a paso
Si se pregunta “cómo hago para apostillar un registro civil”, este es el flujo general:
1. Confirme qué le pide la entidad receptora
Antes de pagar o cargar documentos, pregunte si necesitan:
- Registro civil apostillado.
- Registro civil traducido.
- Registro civil apostillado y traducido.
- Traducción oficial apostillada.
- Legalización, si el país no pertenece a la Convención de La Haya.
Este paso evita repetir el proceso.
2. Solicite una copia reciente del registro civil
Pídala en la Notaría o Registraduría donde reposa el folio. Para registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción, la copia debe tener firma válida del funcionario correspondiente.
Si va a presentar un nacimiento o defunción en otro país y necesita traducción al inglés o al español, Copywrite Colombia puede hacer la traducción oficial del registro civil de nacimiento o defunción cuando el documento ya esté listo para traducir.
3. Revise que el documento sea legible
Antes de cargarlo, verifique que se vean bien:
- Nombres completos.
- Número de serial o datos del folio.
- Fecha y lugar de inscripción.
- Firma del registrador o notario.
- Sellos.
- Notas marginales, si las tiene.
Si el archivo está borroso o incompleto, es mejor solicitar una nueva copia o escanearlo de nuevo.
4. Ingrese al portal de la Cancillería
El trámite se realiza en línea. Allí se selecciona el país de destino y el tipo de documento. El portal le indicará los pasos para cargar el PDF y continuar con la solicitud.
5. Revise si el sistema pide validación adicional
En algunos documentos notariales, la notaría debe digitalizar el documento y entregar un código de verificación. Si el portal le pide ese código, debe obtenerlo de la notaría que expidió el documento.
6. Descargue y conserve la apostilla
La apostilla digital trae código y QR verificables en la opción de consulta de validez de apostilla o legalización. Guarde el PDF completo, no solo una captura de pantalla.
7. Traduzca solo si la entidad lo exige
Si el país o la entidad receptora pide traducción oficial, envíe el documento completo —incluida la apostilla, si ya la tiene— al traductor oficial. Las apostillas normalmente no se traducen palabra por palabra porque traen traducción incorporada, pero en la traducción se pueden referenciar los números de apostilla.
Código de verificación para apostillar un registro civil
El código de verificación es un dato que puede pedir el portal de la Cancillería para validar ciertos documentos. Según la guía disponible, los documentos de notaría requieren que la notaría digitalice el documento y entregue un código de verificación.
Si el portal de la Cancillería le pide el código, confirme directamente con la notaría que expidió la copia del registro civil.
Si el registro fue expedido por Registraduría, revise las instrucciones del portal oficial en el momento del trámite. El requisito puede depender del tipo de documento, la autoridad firmante y la forma en que el sistema valide la firma.
Partida de matrimonio y certificado de defunción apostillados
En Colombia, para efectos civiles, normalmente se habla de registro civil de matrimonio y registro civil de defunción. Algunas entidades extranjeras pueden usar expresiones como “partida de matrimonio” o “certificado de defunción”, pero lo importante es identificar qué documento colombiano le están pidiendo.
Para apostillar una partida de matrimonio —es decir, un registro civil de matrimonio colombiano— el proceso parte de una copia reciente expedida por la notaría o la Registraduría donde reposa el folio. Si además la entidad receptora pide traducción, puede solicitar la traducción del registro civil de matrimonio.
Para un certificado de defunción apostillado, el proceso también comienza con el registro civil de defunción emitido por la autoridad correspondiente. No use una fotocopia simple ni un documento antiguo si la entidad receptora exige apostilla.
El mismo criterio aplica para otros documentos públicos colombianos: primero confirme el país de destino, la entidad receptora y el tipo de trámite. Si su caso también incluye estudios, puede consultar cómo funciona el proceso para otro documento público en esta guía sobre cómo apostillar un diploma o título.
Dos trámites distintos: apostillar el registro civil y apostillar su traducción oficial
Aquí conviene separar dos trámites que suelen confundirse.
Trámite 1: apostilla o legalización del registro civil original
Este trámite recae sobre el documento público original: el registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción expedido por notaría o Registraduría. La Cancillería apostilla o legaliza la firma del funcionario que aparece en el documento, según el país de destino.
Si el documento colombiano se va a usar en el exterior, confirme si la entidad receptora exige apostilla o legalización del registro civil original. Si se trata de un documento extranjero que se usará en Colombia y la entidad colombiana lo exige apostillado, la apostilla debe hacerse en el país de origen antes de traducirlo.
Trámite 2: apostilla de la traducción oficial
Este trámite no es lo mismo. Primero se hace la traducción oficial. Luego, si la entidad receptora exige apostillar la traducción, se autentica la firma del traductor ante notario. Después, la Cancillería apostilla la firma del notario.
Según la Resolución 10547 de 2018, artículo 6, antes de apostillar o legalizar un documento traducido, se reconoce o autentica la firma del traductor ante notario público. En ese caso, la Cancillería apostilla la firma del notario, no el contenido traducido ni la firma del traductor.
Además, desde la Resolución 1959 de 2020, las traducciones oficiales elaboradas en Colombia para surtir efectos dentro del país no se apostillan ni se legalizan.
Por eso, la pregunta correcta no es solo “dónde puedo apostillar un registro civil”, sino: “¿qué documento exacto me pidió la entidad receptora: el registro civil, la traducción, o ambos?”.
Quién firma su traducción del registro civil
En una traducción oficial inglés–español de registro civil, el riesgo es presentar una traducción sin firma idónea cuando la entidad exige traductor oficial; el mecanismo correcto es traducir el documento con firma y sello de traductor oficial. En Copywrite Colombia S.A.S., fundada en 2012, nuestro traductor oficial principal es Ed Goodson, fundador de la firma, Traductor e Intérprete Oficial con Certificado de Idoneidad No. 0424 de la Universidad Nacional de Colombia, 2015, y firma registrada en la Notaría 30 de Bogotá y en la red de notarías de Copywrite Colombia. La Cancillería no certifica traductores; apostilla o legaliza documentos y firmas según el trámite que corresponda.
Preguntas frecuentes
¿La Registraduría apostilla registros civiles?
No. La Registraduría puede expedir la copia del registro civil cuando el folio reposa allí. Quien apostilla o legaliza es la Cancillería, a través de su trámite en línea.
¿Puedo apostillar una fotocopia del registro civil?
No debería iniciar con una fotocopia simple. Para apostillar un registro civil, solicite una copia reciente en la Notaría o Registraduría donde reposa el folio, con firma válida del funcionario correspondiente.
¿Debo traducir el registro civil antes o después de apostillarlo?
Depende de la entidad receptora. En muchos casos, si le piden el registro civil apostillado, primero se apostilla el documento original y luego se traduce. Si le piden apostillar la traducción oficial, primero se traduce, luego se autentica la firma del traductor ante notario y después la Cancillería apostilla la firma del notario.
¿La apostilla también se traduce?
Normalmente las apostillas no se traducen porque vienen con traducción incorporada. En la traducción oficial se pueden referenciar los números de apostilla, si el documento ya fue apostillado.
Si ya tiene el registro civil escaneado y necesita traducción oficial inglés–español, envíelo únicamente por correo a info@copywritecolombia.com en PDF, foto legible o Word. Para preguntas sobre el proceso, puede escribir por WhatsApp al +57 314 365 4027; no envíe documentos para traducir por WhatsApp.
