Traducción de documentos aduaneros
Tenga presente que si va a realizar algún proceso de importación o exportación de productos, la otra parte o algún ente de control puede solicitarle que presente uno o todos los documentos relacionados con la transacción en otro idioma, con frecuencia, el idioma que se maneja en el país de destino. Infórmese bien sobre cuáles son los requisitos que aplican para los procesos aduaneros y tenga siempre lista las traducciones de los documentos necesarios.
Procesos aduaneros
La economía siempre ha dependido del comercio exterior, es decir, el intercambio de bienes y mercancías entre países. Hoy en día, vivimos en una economía de consumo y en el mercado actual encontramos casi cualquier producto que nos podamos imaginar, y este puede provenir cualquier país del mundo. A diario ingresan y salen miles de bienes de diversos tipos en todos los puertos del mundo. Este ir y venir de embarcaciones y productos requiere un control completo por parte de las autoridades aduaneras de cada país. Por lo cual, es necesario supervisar qué es lo que se está ingresando o saliendo del país. No se puede dejar ingresar productos sin antes comprobar que cumplan con las normas de sanidad y legalidad establecidas en cada Estado. En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la autoridad encargada de llevar a cabo esta revisión designada por el gobierno nacional. La DIAN también efectúa la gestión todos los aranceles e impuestos relacionados con la actividad comercial.
Importaciones y exportaciones
Las importaciones en Colombia en el año 2016 superaron los cuatro mil millones de dólares considerando todos los sectores económicos. Para desarrollar cada una de estas transacciones, hace falta realizar una serie de procesos y presentar ciertos documentos obligatorios para certificar que todas las importaciones cumplen a cabalidad con las leyes establecidas en Colombia. Las diferentes formas de declarar la mercancía que serán objeto de importación indicarán si dicha mercancía quedará sujeta a restricciones aduaneras una vez se haya obtenido el levante, o si por el contrario, quedará en libre disposición. La DIAN contempla las siguientes modalidades de importación:
• Importación ordinaria.
• Importación con franquicia.
• Reimportación por perfeccionamiento pasivo.
• Reimportación de mercancías en el mismo estado.
• Importación en cumplimiento de garantía del proveedor.
• Importación temporal para reexportación en el mismo estado (corto plazo, largo plazo, arrendamiento financiero y vehículos de turistas).
• Importación temporal para perfeccionamiento activo (bienes de capital, sistemas especiales de importación y exportación y procesamiento industrial).
• Importación para transformación o ensamble.
• Importación por tráfico postal y envíos urgentes.
• Importación de mercancías bajo la modalidad de entregas urgentes (como auxilio para damnificados de catástrofes o siniestros, en razón de la naturaleza o para atender una necesidad apremiante).
• Viajeros (importación de equipajes y menajes).
El proceso de importación consta de 3 etapas, comenzando por la llegada de la mercancía. Esta etapa comprende todo el trámite relacionado con el ingreso al territorio nacional de las mercancías provenientes del extranjero donde el transportador debe cumplir con una serie de formalidades ante la autoridad aduanera, a fin de presentar la carga cumpliendo con la totalidad de los requisitos. La segunda etapa es el almacenamiento, aquí las mercancías que no fueron nacionalizadas en el lugar de arribo permanecen almacenadas en un depósito habilitado, mientras el declarante realiza los trámites para obtener su levante. También pueden introducirse a una zona franca industrial de bienes y servicios o a una zona franca transitoria. La última etapa es el trámite de la declaración de importación, donde el importador o el Servicio de Intermediación Aduanera (SIA) declaran la mercancía bajo la modalidad de importación que corresponda.
Como se señaló anteriormente, al llevar a cabo un procedimiento aduanero de importación, existe una serie de obligaciones que se deben cumplir; la obligación aduanera comprende: la presentación de la Declaración de Importación, el pago de tributos aduaneros, el pago de las sanciones a que haya lugar, la obtención y conservación de los documentos que dan soporte a la operación y, finalmente, el cumplimiento de todas las solicitudes de información hechas por la autoridad aduanera.
Como responsables de la obligación aduanera se encuentran las siguientes personas:
• El importador.
• El exportador.
• El propietario.
• El poseedor.
• El tenedor de la mercancía.
• El transportador.
• El agente de carga internacional.
• El depositario.
• El intermediario.
• El declarante.
Adicional a esto, tengan en cuenta que las mercancías nacionales o de procedencia extranjera bajo control aduanero que deban transitar por una zona secundaria aduanera, es decir, aquellos lugares no habilitados por la autoridad aduanera para la recepción, el almacenamiento, la movilización, el cargue y el descargue de mercancías objeto de comercio internacional, deben estar acompañadas de uno de los siguientes documentos:
• Declaración del régimen aduanero (importación, exportación o tránsito).
• Planilla de envío (para el traslado de la carga desde lugar de arribo a depósito o zona franca en la misma jurisdicción aduanera).
• Factura de nacionalización (en los casos en que la norma lo exija).
Por el lado de las exportaciones, Colombia exporta menos de lo que importa, llegando a una cifra en 2016 de un poco más de tres mil millones de dólares en mercancía a otros países.
Los procedimientos exigidos en las normas aduaneras para la salida de mercancías del territorio nacional con destino a otro país o hacia una zona franca son los siguientes:
1. Una vez lista la mercancía para despacho, el exportador o su agente de aduanas, gestiona la solicitud de autorización de embarque SAE (trámite electrónico DIAN – MUISCA) ante la Dirección Seccional de Aduanas del puerto o el aeropuerto donde se encuentra la mercancía.
2. La Solicitud de Autorización de Embarque tiene vigencia de un mes, tiempo durante el cual se hará el traslado e ingreso de la mercancía a Zona Primaria (mediante planilla de traslado a través de los servicios informáticos electrónicos).
3. Procede el aforo aduanero. El sistema informático de la DIAN arroja tres opciones: aforo físico (revisión física de la mercancía), aforo documental (revisión de documentos) y aforo automático (el sistema informático arroja el número de la Declaración de Exportación (DEX)).
4. Conforme a lo declarado y contenido en los documentos soporte de exportación, la aduana autoriza el embarque.
5. Una vez hechos todos estos trámites, el exportador o declarante (agencia de aduanas), firmará y presentará la Declaración de Exportación (DEX – forma 600), la cual se genera de forma electrónica.
Para llevar a cabo el proceso de exportación, estos son los documentos que deben presentarse:
• Factura comercial.
• Documento de transporte (conocimiento de embarque, guía aérea o carta porte).
• Lista de empaque.
• Visto bueno (si es el caso).
• Certificado de origen (si se requiere).
• Declaración de exportación (forma 600).
Es importante acordar la forma de pago previamente con la contraparte y siempre canalizar los pagos mediante intermediarios financieros autorizados. Una vez que las divisas provenientes de la exportación se establezcan por medio de un intermediario cambiario como un banco comercial, se deberá diligenciar el Formulario de Declaración de Cambio por Exportación de Bienes, con el fin de legalizar el ingreso de las divisas a Colombia ante el Banco de la República.
¿Por qué es necesaria una traducción?
Tenga en cuenta que al realizar intercambios comerciales internacionales, estarán involucradas personas y grupos comerciales de diferentes países, por lo que la documentación producto de la actividad comercial se encontrará en un idioma diferente al que se usa en cada país. Por este motivo, puede presentarse la necesidad de realizar una traducción de alguno de los documentos solicitados por las autoridades aduaneras, siempre y cuando así se requiera. Sin embargo, siempre es bueno manejar una documentación multilingüe para evitar cualquier inconveniente o malentendido en el futuro. Por ejemplo, es importante tener claridad en cuanto a las facturas, los Conocimientos de Embarque, los Certificados de Origen y todo tipo de documentos de la transacción aduanera, por lo que realizar las traducciones correspondientes forma parte del proceso aduanero, ya sea para cumplir con alguna norma u obligación legal, o simplemente para mantener un registro correcto y eficiente de las transacciones.
Nuestra empresa
Si usted es un exportador o importador y requiere traducir algún documento relacionado con su actividad mercantil, nuestra empresa puede ayudarle con este procedimiento. Ya sea un documento requerido presentar ante las diferentes autoridades aduaneras o en el caso particular de Colombia, ante la DIAN, o para usar al interior de la empresa. Nuestro grupo de trabajo cuenta con experiencia en la traducción de este tipo de documentos, por lo cual puede confiar en la calidad de nuestro trabajo.
Entendemos la importancia de los datos contenidos en estos documentos, por esta razón, toda la información que ponga a nuestra disposición se manejará bajo estricta confidencialidad. Contáctenos recibir más información y resolver cualquier inquietud.
