¿Porque se necesita la traducción oficial de apostillas?
Todo documento que se quiera legalizar de un país signatario del Convenio de la Haya de octubre 10, 1961, necesita tener un certificado adherido, en el cual el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores valida la autenticidad de la firma y el título de la calidad con que actúa el funcionario que suscribe el documento. Este certificado adherido legaliza el documento y recibe el nombre de apostilla. Son 110 países miembros de la Convención. El más grande país no signatario es Canadá y en nuestro hemisferio también se encuentran Bolivia, Dominica, Cuba, Granada, Trinidad y Tobago, San Cristóbal y Nieves Santa Lucía y Haití.
Traducciones oficiales de apostillas
Los documentos a los que la apostilla hace referencia se deben traducir, y en algunos casos la apostilla debe traducirse también.
Es importante resaltar que para los países que no son signatarios, se debe llevar a la notaria los documentos solicitados para su posterior traducción de los sellos respectivos.
Se puede realizar la legalización desde internet, en la página web de la Cancillería. Es un proceso bastante fácil y la página ofrece instrucciones de cómo realizar el proceso.
Como traductores oficiales traducimos las páginas solicitadas. El documento traducido tiene nuestro sello y firma oficial que es registrado en con el Ministerio.
Ahora, para legalizar estos documentos frente al Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia (Apostillar) se deben hacer dos solicitudes.
1) Solicitud para apostillar la traducción (el Ministerio cobra COP 31.000 por todos los documentos. Este proceso se puede hacer en línea.)
2) Solicitud para la traducción de la apostilla (el Ministerio cobra COP 31.000. Este proceso se puede hacer en línea.)
3) Tienen que definir si el país donde quieren enviar el documento exige la traducción de la apostilla.
Traducción de las apostillas del Ministerio de Relaciones Exteriores, Cancillería
La apostilla del Ministerio de Relaciones exteriores de Colombia es en inglés, español y francés, al igual que lo son los títulos. Por ende, no se requiere traducción. Hay unos partes en español que en teoría se puede traducir, pero hacen referencia al documento adjunto traducido, lo que hace que dicha información se pueda consultar con la entidad solicitante.
Traducción de las apostillas de otros países signatarios
Las apostillas de países signatarios del convenio requieren ser traducidas al español si no están en español.
Si va a las instalaciones de la oficina deberá llevar:
- Cédula de ciudadanía
- Documentos originales con el nombre del país a donde van dirigidos (esquina superior derecha).
- Los documentos deben estar firmados por un funcionario público, así:
- Emitidos por una entidad pública: la firma del funcionario público quien suscribe el documento debe estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
- Emitidos por particulares: la firma de la persona debe ser autenticada en la notaria, o en su defecto la persona debe presentarse en la oficina. La firma que se apostilla es la del notario público, la cual debe estar en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Si el documento a apostillar requiere que se presente en otro idioma distinto al español, se debe traducir primero por un traductor oficial registrado en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Después de su debida traducción, la firma del traductor deberá apostillarse.
En la oficina de Apostilla y legalizaciones de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, se pueden realizar consultas y recibir orientación para realizar sus trámites. La dirección de la oficina es Av Carrera 19 No 98-03 sexto piso, Edificio Torre 100.
Nota: Los documentos que tengan un tamaño superior a la hoja carta u oficio se deberán pasar en tamaño reducido con el original.
Solicitud para apostillar Online
Para apostillar los documentos físicos online, debe tener en cuenta lo siguiente:
- Escanear el documento en un archivo en formato PDF no superior a 11MB
- Solo podrá apostillar un documento por cada solicitud registrada.
- La firma del funcionario público debe ser legible, así como el contenido del documento.
Para iniciar el registro de la solicitud, debe ingresar a la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la pestaña “Trámites”. A través de esta sección podrá realizar los procedimientos pertinentes para legalizar sus documentos.
Una vez finalizado el registro de su solicitud, se enviará su correo, en un plazo de 24 horas, si su solicitud fue exitosa o si presentó alguna inconsistencia. Si su solicitud es rechazada, deberá realizar una nueva con las correcciones.
Si la solicitud es aceptada, el siguiente paso es el pago en línea o en ventanilla (Sudameris o Servibanca) de la legalización de los documentos.
Pueden hacer todo el proceso de apostilla y legalización en línea en el sitio del Cancilleria.gov.co
Apostillar y traducir documentos
La importancia de la apostilla es fundamental si se requiere que un documento emitido en un país tenga efectos legales en otro país diferente. Por medio del sello de la apostilla el contenido de dicho documento tendrá autenticidad y reconocimiento en cualquier otro país firmante del Convenio de la Haya. Sin embargo, se debe tener en cuenta que, si el idioma oficial del país destino al cual se dirige el documento no es el mismo que el país de origen de donde se generó el documento, se debe realizar una traducción de dicho documento al idioma oficial, o el que se requiera, del país destino.
En ese orden de ideas, es importante recordar que cuando una persona desea emitir un documento debe tener muy claro el proceso en el cual primero se apostilla y luego se traduce. Existen un sin número de documentos que son necesarios para radicar procesos legales en el exterior, generalmente las personas solicitan traducir y apostillar acta de nacimiento de ellos mismos o de sus hijos, al igual que diplomas universitarios, certificados de matrimonios; o a un nivel de empresa, certificados de venta libre, contratos, y demás documentos que la empresa requiera para realizar procedimientos legales en el exterior.
Aunque el vocabulario de los países que hablan español tanto en Sudamérica como en España, tienda a variar, el modelo de apostilla en español tienda a ser el mismo para todos los países, a continuación, podrá ver un ejemplo de este:
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
- País:
El presente documento público:
- ha sido firmado por:
- quien actúa en calidad de:
- y está revestido del sello/timbre de:
Certificado
- en: 6. el día:
- por:
- bajo el número:
- Sello/timbre: 10. Firma:
Si una persona desea traducir una apostilla al idioma inglés, ya sea porque desea estudiar en el Estados Unidos o Inglaterra, o porque desea lograr vender sus productos en uno de estos países deberá realizar una traducción de apostilla en inglés. Este proceso es en realidad muy rápido, lo que le permitirá a la persona poder hacer sus negociaciones o realizar su proceso de matrícula sin que el idioma le sea un obstáculo. Es importante tener en cuenta que es fundamental elegir un buen traductor a la hora de realizar una traducción oficial puesto que una mala traducción puede acarrear grandes problemas en el futuro.
Aunque existan varios lugares donde se pueda realizar la traducción oficial de documentos en Bogotá, debe tener en cuenta la calidad de la traducción de dicho traductor o agencia de traducción. Debe ver su experiencia y compromiso al realizar el trabajo. Por ejemplo, no cumplir con una fecha de entrega puede ser algo muy perjudicial, si existe el caso de un tiempo límite a la hora de entregar un documento. Es por eso que debe seleccionar una empresa confiable si desea traducir un documento. Otra parte fundamental de esto, es la confidencialidad. Debe asegurarse que la empresa que seleccione para traducir sus documentos mantendrá su información resguardada y protegida. Al ser estos documentos de carácter legal la apostilla de una traducción jurada debe mantener su estricta privacidad para evitar que su información caiga en manos de terceros. Por ende, es importante mirar el respaldo y la experiencia de la empresa que realizará dicha traducción. En este orden de ideas, es fundamental que se elija una empresa o una persona con experiencia certificada para que la información de sus documentos siempre se encuentre en sus manos y las del traductor únicamente.
Las traducciones oficiales en Bogotá se realizan en diferentes empresas o personas naturales. Y al ser un proceso casi que obligatorio para radicar cualquier documento en el extranjero, se aconseja siempre apostillar todos los documentos que se considere usar en el extranjero, incluso si estos no se encuentran en los requisitos del proceso legal que vaya a llevar a cabo. ¿Por qué se debe hacer esto? Para evitar inconvenientes a la hora de llevar a cabo cualquier proceso legal. Existen casos en que cualquier documento ya sea un acta de grado individual o cualquier otro documento de respaldo académico logrará facilitar en gran medida cualquier proceso y evitará que se pierda tiempo o dinero tratando de apostillar y traducir dicho documento desde un lugar fuera del país a falta de conocimiento o prevención.
Si usted cuenta con un documento con apostilla y traducción oficial hecho en Bogotá, y su traducción es totalmente confiable, fiel al texto original, jamás tendrá un inconveniente en el extranjero y podrá tener la tranquilidad de que sus documentos le ayudarán a lograr cualquier objetivo que tenga para dicho documento, y de la misma forma reflejarán su profesionalismo en el ámbito personal y profesional.
