Las traducciones oficiales son traducciones firmadas y selladas por un traductor oficial. Los traductores oficiales están regulados conforme a las leyes de cada país. Generalmente, es suficiente la firma y el sello del traductor oficial, ya que, de acuerdo con la normativa vigente, este puede ser el único requisito. Sin embargo, en el caso de Colombia, específicamente, si se requiere la apostilla de un documento o se lleva a cabo el proceso de legalización, primero es necesario autenticar la firma del traductor oficial en notaría. Este proceso puede denominarse autenticación de la firma del traductor oficial o reconocimiento de una traducción.
Affidavit
Del mismo modo, en algunos casos menos comunes, también puede requerirse adjuntar una declaración juramentada (conocida como affidavit) con la firma del traductor. Estos conceptos específicos se abordan a continuación en este artículo.
Traducciones para el Exterior y a Nivel Nacional
Para las traducciones oficiales que se presentarán en el exterior, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020, cada traducción que deba apostillarse debe ser presentada ante notario público para el reconocimiento de firma, indicando que el tratamiento del documento corresponde a una traducción. La traducción oficial de cada tipo de documento se apostillará o legalizará de manera individual; para ello, se debe remitir, en archivo PDF, cada traducción con el respectivo reconocimiento de firma. El documento base original debe estar apostillado o legalizado antes de ser traducido.
Para las traducciones oficiales que se presentarán en Colombia, a partir del 1° de diciembre de 2020, las traducciones oficiales elaboradas en el país que surten efectos legales en el territorio nacional no se apostillan ni legalizan, debido a que la firma del traductor oficial ya es válida en Colombia. Las traducciones emitidas en el exterior deben ser apostilladas o legalizadas en el país de origen para que surtan efectos legales en Colombia.
Certificación de Traducciones y Oficinas
En caso de que se requiera un certificado de traducción, Copywrite Colombia está a disposición del cliente en todas las ubicaciones donde contamos con oficinas (Bogotá, Chía, Cartagena, Cali, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga y Pereira). La empresa cuenta con el traductor oficial y gerente, Edward William Goodson-Wickes, con registro Certificado Oficial de Competencia de Traductor e Intérprete Inglés-Español-Inglés, Certificado de Idoneidad No. 0424, emitido en Bogotá el 4 de agosto de 2015 y avalado por la Universidad Nacional de Colombia. Esto garantiza a nuestros clientes la posibilidad de autenticar personalmente la firma del traductor.
Nuestros Servicios
Si no se encuentra en alguna de las ciudades mencionadas, no se preocupe; también podemos ayudarlo con el trámite notarial y enviar traducciones certificadas a cualquier parte del país y al exterior mediante correo certificado.
Apostilla en Colombia
Es muy importante que la firma del traductor oficial esté registrada en la notaría correspondiente; de lo contrario, la traducción será rechazada. Anteriormente, hasta aproximadamente noviembre de 2018, la lista de traductores oficiales era pública en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Cabe señalar que, desde la entrada en vigencia del artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020, el Ministerio de Relaciones Exteriores (Cancillería) no emite un certificado que avale a los traductores oficiales colombianos. En Colombia, los traductores son avalados únicamente por la Universidad Nacional de Colombia, la Universidad de Antioquia o el Ministerio de Justicia.
La Cancillería era la entidad encargada de verificar la firma del traductor oficial, comparándola con su base de datos. Sin embargo, tras la publicación de la Resolución 10547 de 2018 y hasta que se disponga lo contrario, la autenticación de la firma del traductor en notaría es obligatoria cuando el documento tiene como destino su uso en el exterior. El 1 de diciembre de 2020 se introdujo un ajuste a esta normativa, estableciendo que, si el documento se presenta a nivel nacional, no se requerirá dicha autenticación.
En cuanto a la certificación y autenticación de la firma en traducciones oficiales, es importante señalar que este trámite solo es posible ante los notarios ante quienes el traductor haya registrado previamente su firma. Parte de nuestro apoyo incluye proporcionar información sobre dónde puede realizarse personalmente este proceso. Si no se encuentra en alguna de las ciudades mencionadas, podemos ayudarlo con la certificación por una tarifa adicional.
Oficinas para Trámite de Notarización
- Bogotá: Notaría 30, Cra. 15 #91-06
- Chía: Notaría 2, Calle 12 No. 13-13
- Cartagena: Notaría 4, Cra. 3 #8-66
- Cali: Notaría 5, Calle 29 Nte. No. 6AN-35
- Medellín: Notaría 20, Calle 10 No. 43E-44
- Barranquilla: Notaría 9, Carrera 58 No. 64-126
- Bucaramanga: Notaría 7, Calle 35 No. 12-06
- Pereira: Notaría 6, Calle 12 #12B-06
Apostillar
Apostillar es un proceso sencillo. Una vez que los documentos han sido traducidos y certificados ante notario, pueden escanearse y cargarse en el sitio web correspondiente.
No obstante, se debe tener especial cuidado con este paso, ya que el bufete de abogados podría devolver el documento si no contiene firmas autenticadas o si los procesos de autenticación no se han completado. Cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores devuelve documentos debido a que el traductor oficial no firmó durante el proceso de apostilla o legalización, el solicitante recibirá una notificación con el motivo del rechazo, de la siguiente manera:
- El documento debe ser firmado en una notaría, realizando el reconocimiento de la firma de la persona que firma el documento (traductor) de forma manuscrita.
Recomendamos a nuestros clientes realizar este trámite de manera individual y no recurrir a terceros, con el fin de evitar costos adicionales y garantizar la seguridad de la documentación, así como la correcta ejecución del proceso. Los folletos emitidos por la Cancillería no se traducen, ya que ya han sido traducidos; sin embargo, en las traducciones se hace referencia a los números del folleto. Por otro lado, los folletos emitidos en el exterior en otros idiomas se traducen al español cuando se requiere una traducción oficial en Colombia.
Certificación de Traducciones Oficiales
A continuación, se aclara el proceso de la traducción oficial mencionado al inicio de este artículo.
Autenticación de Firmas
Desde el 14 de diciembre de 2018, con la publicación de la Resolución 10547 por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores, se introdujo un cambio en el proceso de legalización y apostilla de las traducciones oficiales. Los nuevos requisitos establecen que todas las traducciones oficiales firmadas por el traductor deben ser certificadas por un notario. Para ello, el traductor oficial debe aplicar su firma y sello y registrarlos ante la notaría correspondiente al lugar donde se emite la traducción. Como se indicó anteriormente, este requisito aplica únicamente para documentos que se presenten en el exterior, ya que, a partir del 1 de diciembre de 2020, los documentos con destino nacional no requieren autenticación.
Notaría en Colombia
Una vez firmada y sellada la traducción oficial, se debe acudir a la notaría para el registro de la firma y el sello del traductor. El Ministerio de Relaciones Exteriores verifica y aprueba la firma del notario y posteriormente procede con la entrega y la legalización correspondiente de la traducción oficial. Es importante señalar que, si bien el Ministerio verifica la autenticidad del notario, dicha aprobación es válida por su legalidad, mas no por la calidad, precisión o contenido de la traducción.
Una vez finalizado el proceso, el documento surtirá efectos legales en Colombia o en el exterior, según corresponda.
Declaración Juramentada
Por último, se hace referencia a las declaraciones juramentadas, o affidavits, como se les conoce en inglés, las cuales se confirman mediante juramento o endoso. Estas son declaraciones voluntarias y veraces realizadas por la persona que firma el documento. Las declaraciones juramentadas son uno de los documentos legales autenticados más comunes, lo que representa una ventaja para quienes las suscriben, ya que respaldan la finalidad del documento mediante la intervención de un notario.
Affidavit
Todo este proceso puede resultar complejo e intimidante para quienes realizan los trámites, y con justa razón. Las oficinas gubernamentales tienden a ser estrictas en sus procedimientos y pueden devolver o suspender trámites si estos no cumplen con los requisitos establecidos.
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