¿En qué consiste el proceso de apostillar un documento?
Consiste en certificar la firma del funcionario público para que el documento sea válido en otro país que hace parte del Convenio de la Haya sobre Apostilla, cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Categoría FAQ:
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN
¿Qué es la legalización?
Consiste en certificar la firma del funcionario público para que el documento sea válido en otro país que no hace parte del Convenio de la Haya, cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
¿Qué es apostilla y/o legalización en línea?
Es un servicio en línea que le permite realizar el trámite sin necesidad de acudir a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, está disponible las 24 horas del día (todos los días de la semana – incluidos festivos) y se puede ingresar desde cualquier lugar del mundo, generando mayor facilidad y accesibilidad al servicio.
¿Cuántos documentos puedo apostillar o legalizar?
No hay límite de documentos para la expedición de apostilla y/o legalización. El usuario puede realizar el trámite cuantas veces desee.
¿Qué características deben tener los documentos para apostillar o legalizar en línea?
Los documentos que serán objeto de apostilla y/o legalización, deben cumplir con los requisitos establecidos para los mismos, que se encuentran en la página web de la Cancillería www.cancilleria.gov.co – en la pestaña “requisitos”, asimismo, cuando digitalice su documento en archivo PDF, deberá verificar que no supere los 11MB de peso y diligenciar una solicitud por cada documento.
¿Qué vigencia tiene la apostilla o legalización?
La apostilla y/o legalización no tiene vigencia, ahora bien, cada Estado o Entidad es autónomo e independiente para solicitarle una nueva apostilla si así lo considera pertinente.
¿Qué costo tiene una apostilla y una legalización?
Costo y medios de pago en Colombia:
| Trámite | Legalización | Apostilla |
| Valor | $21.000 | $31.000 |
El pago se debe hacer el mismo día que se genera la referencia de pago, de lo contrario deberá liquidar una nueva referencia en la fecha en la que realizará el pago.
• Puede pagar en las sucursales del Banco GNB Sudameris a nivel nacional.
Otras opciones de pago:
• Red de cajeros automáticos de Servibanca.
• Pago por PSE, para lo cual debe contar con una cuenta activa en Colombia, habilitada por la respectiva entidad financiera con el servicio para pagos electrónicos.
• Para pago en el banco GNB Sudameris, se debe tener en cuenta la referencia única de pago (Código numérico) y NO generar el recibo de pago.
• Recuerde que las únicas ciudades autorizadas para pago en el Banco Agrario son: Valledupar (Cesar), Sincelejo (Sucre), Riohacha (Guajira), San Andrés, Yopal (Casanare), Quibdó (Chocó), Mocoa (Putumayo), Arauca (Arauca), Leticia (Amazonas). Para lo anterior se debe generar e imprimir el recibo de pago.
Costos y medios de pago en el exterior:
Apostilla
Apostilla
| Territorio geográfico | Valores |
| Territorio Euro y Cuba | EUR €7 |
| Resto del mundo | USD $10 |
La anterior tabla incluye el impuesto correspondiente al timbre
| Apostilla | Valores aplicados a Europa (EUROS) | ||
| Costo base del Ministerio | Impuesto del timbre | Valor total del trámite | |
| €7 | €0 | €7 | |
| Tarifas para el resto del mundo (USD) | |||
| Costo base del Ministerio | Impuesto del timbre | Valor total del trámite | |
| USD $10 | USD $0 | USD $10 | |
Legalización
| Territorio geográfico | Valores |
| Territorio Euro y Cuba | EUR €7 |
| Resto del mundo | USD $9 |
La anterior tabla incluye el impuesto correspondiente al timbre
| Legalización | Valores aplicados a Europa (EUROS) | ||
| Costo base del Ministerio | Impuesto del timbre | Valor total del trámite | |
| €7 | €0 | €7 | |
| Tarifas para el resto del mundo (USD) | |||
| Costo base del Ministerio | Impuesto del timbre | Valor total del trámite | |
| USD $9 | USD $0 | USD $9 | |
El pago se debe hacer el mismo día que se genera la referencia de pago, de lo contrario deberá generar una nueva referencia en la fecha en la que realizará el pago.
• El pago puede efectuarse directamente en la oficina del Consulado. Ver Directorio de Consulados en el siguiente link:https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/directorio/Misiones/enExterior.aspx
• Pago por PSE, para lo cual debe contar con una cuenta activa en Colombia, habilitada por la respectiva entidad financiera con el servicio para pagos electrónicos.
Lista de consulados que reciben Money Order para realizar el pago:
• Atlanta, Estados Unidos
• Boston, Estados Unidos
• Calgary, Canadá
• Chicago, Estados Unidos
• Houston, Estados Unidos
• Los Ángeles, Estados Unidos
• Miami, Estados Unidos
• Newark, Estados Unidos
• Nueva York, Estados Unidos
• Orlando, Estados Unidos
• San Francisco, Estados Unidos
• Washington, Estados Unidos
Nota: Cuando vaya a realizar su trámite, verifique con el Consulado más cercano los medios de pago disponibles.
¿Cómo puedo hacer la apostilla o legalización del Certificado de Antecedentes Judiciales y Antecedentes Disciplinarios?
A través del aplicativo en línea de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx
¿Cómo puedo apostillar o legalizar un pasaporte colombiano?
Pasaporte Convencional (sin lectura mecánica): para Apostillar o Legalizar el pasaporte convencional bastará aportar la copia legible del mismo.
Pasaporte con zona de lectura mecánica o electrónico: Este tipo de pasaporte se podrá Apostillar o Legalizar en línea, para lo cual deberá ingresar al siguiente enlace:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx
¿Qué debo hacer si el documento a apostillar o legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano?
Si el documento a Apostillar o Legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano, deberá ser traducido por traductor oficial colombiano, para consultar el listado de traductores oficiales ingrese al siguiente link:
https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/directorio/Traductores/traductores.aspx
Una vez traducido el documento, deberá Apostillarse o Legalizarse la firma del traductor oficial, si se lo solicitan. El Ministerio de Relaciones Exteriores, no se hace responsable de la calidad de los trabajos de traducción o de la tarifa cobrada por los mismos, ni exige cantidad de hojas, tipos de letras, ni espacios entre líneas y párrafos, teniendo en cuenta que no son funcionarios de la Cancillería y que este espacio les ha sido cedido para prestar un servicio a los ciudadanos.
¿Qué debo hacer para que un documento que se haya expedido en un país diferente a Colombia tenga validez en el territorio colombiano?
• Si el documento fue expedido en un país que hace parte del Convenio de la Haya, debe traer el documento apostillado desde el país que emitió el documento. En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que hacen parte del Convenio de la Haya:
http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_apostilla
• Si el documento fue expedido en un país que NO hace parte del Convenio de la Haya, debe cumplir con las siguiente Cadenas de legalización. En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que NO hacen parte del Convenio de la Haya:
http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_legalizacion
Cadena de legalización:
A continuación encontrará los pasos que deben llevarse a cabo para cumplir con la cadena de legalización:
Cadena de legalización de Colombia al exterior:
a) Avalar el documento ante la Entidad colombiana que corresponda.
b) Dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.
c) Llevar los documentos legalizados al Consulado del país de destino.
d) Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país de destino.
Cadena de legalización del exterior hacia Colombia:
a) Avalar el documento ante la Entidad extranjera para su certificación.
b) Dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país de origen.
c) Llevar los documentos al Consulado colombiano en el país de origen, para avalar la firma del funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces.
d) Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, para acreditar la firma del Cónsul colombiano, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.
¿Qué debo hacer si en el país donde se emitió el documento no hay un consulado de Colombia?
Si no hay consulado de Colombia en el país que emitió el documento usted tiene dos opciones:
Cadena de legalización mediante figura de país amigo (Entiéndase por país amigo aquel que mantiene relaciones con un tercero, en el cual nuestra Nación no posee Cuerpo Diplomático o Consular acreditado)
a) Avalar el documento ante la Entidad extranjera para su certificación.
b) Dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país de origen.
c) El documento debe dirigirse al Consulado que tenga relaciones diplomáticas con Colombia.
d) validar la firma del Consulado que tenga relaciones diplomáticas con Colombia, en el Ministerio de Relaciones Exteriores del país amigo.
e) Llevar los documentos al Consulado colombiano en el país amigo para certificar la firma.
f) Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, para abonar la firma del Cónsul colombiano, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.
Cadena de legalización mediante figura de Circunscripción
a) Hacer firmar el documento ante la Entidad extranjera para su certificación.
b) Presentar el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces del país de origen.
c) El documento debe dirigirse al Consulado de Colombia que tenga la Circunscripción de ese país (Decreto N° 1067 de 2015).
d) Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, para avalar la firma del Cónsul colombiano, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.
¿Qué debo hacer si al momento de solicitar los antecedentes judiciales me aparece la leyenda: Su solicitud de consulta de base de datos de antecedentes judiciales no pudo ser procesada, acérquese a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial?
Acercarse a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial – DIJIN – o a la Seccional de Investigación Judicial – SIJIN – de la Policía Nacional de Colombia con su cédula de ciudadanía colombiana, realizar la inscripción y efectuar nuevamente el trámite a través de la página de la Cancillería.
Si realizo la solicitud de los antecedentes judiciales y solo me llega la apostilla y/o legalización del mismo ¿en dónde puedo encontrar el certificado de antecedentes judiciales?
El certificado de Antecedentes judiciales, se encuentra adjunto, en el clip del PDF de la apostilla y/o legalización.
¿Qué debo hacer si no hay traductor oficial del idioma al que debo traducir los documentos?
Si no hay un traductor oficial, el usuario deberá remitir una solicitud al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, requiriendo que le certifiquen que no hay traductor oficial del idioma en que desea traducir los documentos.
Una vez obtenida la certificación, podrá solicitar la traducción de su documento ante el traductor de su conveniencia y realizar en una notaría el reconocimiento de la firma del traductor.
Con la traducción realizada y el reconocimiento de la firma del traductor ante notario, junto con la certificación del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá apostillar o legalizar el documento en línea.
¿Cómo puedo solicitar un certificado de un traductor?
La solicitud física se registrará en la oficina de Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la Carrera 5 No 9 – 03, Edificio Marco Fidel Suárez.
¿Cómo puedo inscribirme como traductor oficial?
Requisitos:
• Fotocopia de la resolución expedida por el Ministerio del Interior o del certificado de idoneidad expedido por la Universidad competente, según sea el caso.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía, extranjería o pasaporte
Nota: Recuerde que los documentos nombrados anteriormente deben ir en un solo formato PDF.
¿Cómo hacer el registro?
• Diligenciar el formulario en línea de solicitud de registro de firma, adjuntando los documentos anteriormente indicados y la ficha de firma debidamente diligenciada.
• El registro de la firma NO tiene costo.
¿Cómo puedo consultar la referencia única de pago desde la página de la Cancillería?
Ingresando a la página de la Cancillería www.cancilleria.gov.co en el título de trámites y servicios seleccionando la opción apostilla. Diríjase al vínculo “Consulte la validez y el estado de su trámite” – en el siguiente enlace:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx
¿Qué vigencia tiene la referencia única de pago?
Tiene vigencia del mismo día en el que se generó. De lo contrario deberá realizar nuevamente la liquidación del trámite a través del correo electrónico en donde recibió la aprobación de la solicitud.
Si no me llegó la apostilla o legalización ¿Cómo puedo descargarla?
Ingresando a la página de la Cancillería www.cancilleria.gov.co en el título de trámites y servicios seleccionando la opción apostilla. Diríjase al vínculo “Consulte la validez y el estado de su trámite” y en la pestaña “consulte la validez de su apostilla o legalización”, en el siguiente enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx
En la pantalla que se despliega, Digite el número de su apostilla y/o legalización y la fecha de expedición.
Al momento de realizar nuevamente la solicitud de apostilla o legalización, no me deja adjuntar el mismo PDF ¿Qué debo hacer?
Si no le permite adjuntar el PDF, debe digitalizar nuevamente su documento en archivo PDF y volver a realizar el trámite en la página de la Cancillería, en el siguiente link:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx