Si usted busca apostillado antecedentes judiciales, lo primero es separar bien los documentos: en Colombia los antecedentes “judiciales”, “penales”, “policiales” o el antiguo “pasado judicial” se refieren al certificado de la Policía Nacional. También existen certificados de la Procuraduría y la Contraloría, pero muestran cosas distintas y no deben confundirse. Para trámites en el exterior, la entidad receptora puede pedir el certificado, su apostilla o legalización, y a veces una traducción oficial.
Qué antecedentes existen en Colombia y quién los expide
En Colombia se suelen pedir tres certificados de antecedentes. Cada uno lo expide una entidad diferente y sirve para verificar información distinta.
| Certificado | Entidad | Qué muestra |
|---|---|---|
| Antecedentes judiciales, penales, policiales o “pasado judicial” | Policía Nacional | Información judicial o penal asociada a la persona. Cuando no hay registros, el texto usual es: “NO REGISTRA ANTECEDENTES”. |
| Antecedentes disciplinarios | Procuraduría General de la Nación | Anotaciones disciplinarias, penales, fiscales, pérdida de investidura y sanciones profesionales registradas en el sistema SIRI. |
| Antecedentes fiscales | Contraloría General de la República | Información sobre responsabilidad fiscal y el Boletín de Responsabilidad Fiscal. |
Cuando un trámite extranjero pide “police clearance”, “criminal record”, “antecedentes penales” o “antecedentes policiales”, normalmente se refiere al certificado de la Policía Nacional. Si la entidad le pide otro tipo de certificado, conviene confirmar si necesita además el de Procuraduría o el de Contraloría.
¿Ya no hay que sacar el pasado judicial?
En Colombia ya no se maneja el “pasado judicial” como se conocía antes. El Decreto 019 de 2012 eliminó trámites innecesarios y, en su artículo 93, establece que ninguna persona está obligada a presentar certificado de antecedentes judiciales para trámites con entidades públicas o privadas en Colombia.
Eso no significa que la información haya desaparecido. El artículo 94 del mismo decreto permite la consulta en línea de antecedentes judiciales a través de la Policía Nacional, para que la persona valide su información judicial personal.
Para trámites en el exterior, el panorama es distinto: una embajada, universidad, empleador, autoridad migratoria u otra entidad extranjera puede pedir un certificado de antecedentes penales, apostillado o legalizado, y traducido oficialmente. En esos casos, lo importante es seguir exactamente las instrucciones de la entidad receptora.
Certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional
El certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional es el documento que muchas personas llaman antecedentes penales, antecedentes policiales o pasado judicial. Si la persona no tiene registros, el certificado suele mostrar la frase:
“NO REGISTRA ANTECEDENTES”.
La consulta se realiza en línea con el documento de identidad, según el servicio dispuesto por la Policía Nacional. Para rutas actualizadas, requisitos técnicos o corrección de datos, consulte el portal oficial de la entidad.
Este certificado es el que normalmente se usa cuando un trámite extranjero pide prueba de antecedentes penales en Colombia. Sin embargo, cada entidad receptora puede tener instrucciones particulares: algunas aceptan el certificado descargado; otras piden apostilla o legalización; otras piden traducción oficial; y algunas piden ambas cosas.
Si necesita presentarlo en inglés o en español ante una entidad que exige traducción oficial, puede solicitar una traducción oficial de certificados de antecedentes.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría (ordinario y especial)
El certificado de antecedentes disciplinarios lo expide la Procuraduría General de la Nación a través del sistema SIRI. Este certificado puede mostrar anotaciones de tipo penal, fiscal, disciplinario, pérdida de investidura o sanciones profesionales, si existen.
Hay dos tipos principales:
Certificado ordinario
El certificado ordinario muestra anotaciones de los últimos cinco años, además de las que sigan vigentes al momento de generarse el certificado. Es el tipo de certificado que se suele pedir para muchos trámites generales.
Certificado especial
El certificado especial incluye lo del certificado ordinario y agrega inhabilidades intemporales previstas para ciertos cargos públicos. Por eso puede ser necesario cuando el trámite está relacionado con cargos de elección popular o funciones públicas específicas.
No todos los trámites extranjeros piden el certificado de Procuraduría. Si una entidad fuera de Colombia le solicita “disciplinary record” o un documento similar, confirme si se refiere a este certificado o si basta con el de la Policía Nacional.
Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría
El certificado de antecedentes fiscales lo expide la Contraloría General de la República. Está relacionado con la responsabilidad fiscal de personas naturales o jurídicas y con el Boletín de Responsabilidad Fiscal.
En términos sencillos, este certificado indica si una persona o entidad aparece reportada por responsabilidad fiscal frente al Estado. Su expedición no tiene costo, según la información disponible en el servicio de la Contraloría.
Este documento no reemplaza el certificado de antecedentes judiciales de la Policía. Si una autoridad extranjera pide antecedentes penales, lo usual es que se refiera a la Policía Nacional. Si pide antecedentes fiscales, responsabilidad fiscal o información del Boletín de Responsabilidad Fiscal, se refiere a la Contraloría.
Cómo apostillar los antecedentes penales
Para apostillar los antecedentes penales de Colombia, primero identifique si la entidad receptora está pidiendo el certificado de la Policía Nacional y si el país de destino exige apostilla o legalización.
Este es el primer trámite que debe distinguir:
Trámite 1: apostilla o legalización del certificado original
La apostilla o legalización del documento público original se hace ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, es decir, la Cancillería. La apostilla aplica para países parte de la Convención de La Haya de 1961; para países que no hacen parte de esa convención, puede aplicar legalización.
En el portal de la Cancillería, al seleccionar la opción correspondiente a antecedentes, en muchos casos el sistema valida la información contra la base de la Policía Nacional. El portal liquida el valor del trámite; no es recomendable asumir tarifas, tiempos o requisitos sin revisar la solicitud vigente.
La apostilla no certifica el contenido del documento. Autentica la firma y la calidad del funcionario que aparece en el documento público. En otras palabras, la Cancillería apostilla o legaliza; no certifica traductores ni valida el contenido del certificado.
Antes de iniciar, confirme con la entidad receptora:
- si necesita el certificado de la Policía, Procuraduría o Contraloría;
- si debe ir apostillado o legalizado;
- si debe traducirse;
- si la traducción también debe apostillarse.
Si además necesita entender el orden con traducción, puede revisar la guía de apostilla y legalización de traducciones oficiales. Y si su trámite incluye documentos civiles, como nacimiento o matrimonio, también puede consultar cómo apostillar un registro civil.
¿Hay que traducir los antecedentes apostillados? Apostilla de la traducción oficial
Depende de la entidad que recibe el trámite. Algunas entidades aceptan el certificado apostillado en español. Otras piden traducción oficial al inglés u otro idioma. Otras piden, además, apostilla de la traducción oficial.
Aquí aparece el segundo trámite, distinto del anterior:
Trámite 2: apostilla de la traducción oficial
Si la entidad receptora exige apostilla de la traducción oficial elaborada en Colombia, el orden es:
- Se hace la traducción oficial.
- Se autentica la firma del traductor ante notario.
- La Cancillería apostilla la firma del notario.
La Cancillería no apostilla el contenido traducido ni certifica al traductor. Apostilla la firma del notario que autenticó la firma del traductor, conforme al trámite aplicable.
También tenga en cuenta:
- Las apostillas normalmente no se traducen porque ya incorporan texto multilingüe; en la traducción se pueden referenciar los números de apostilla.
- Si el documento extranjero se va a usar en Colombia y la entidad colombiana exige apostilla, el documento debe apostillarse en el país de origen antes de traducirse.
- Desde el 1 de diciembre de 2020, las traducciones oficiales elaboradas en Colombia para surtir efectos dentro del país no se apostillan ni se legalizan.
- La autenticación notarial de la firma del traductor solo es necesaria si va a apostillar la traducción o si la entidad receptora la exige.
La regla práctica es sencilla: pregunte a la entidad receptora qué quiere recibir exactamente. No todos los trámites piden lo mismo.
Quién firma la traducción de sus antecedentes
En Copywrite Colombia, nuestro traductor oficial principal para inglés–español es Ed Goodson, Traductor e Intérprete Oficial, Gerente General y fundador de Copywrite Colombia S.A.S., firma fundada en 2012.
Ed Goodson cuenta con Certificado de Idoneidad No. 0424 de la Universidad Nacional de Colombia, expedido en 2015. Su firma está registrada en la Notaría 30 de Bogotá y en la red de notarías de Copywrite Colombia.
La Cancillería no certifica traductores. En Colombia, la idoneidad de los traductores oficiales la emiten la Universidad Nacional de Colombia o la Universidad de Antioquia mediante examen. También existen licencias por resolución del Ministerio de Justicia, trámite eliminado por el artículo 33 de la Ley 962 de 2005; ese ministerio ya no expide nuevas licencias.
Copywrite Colombia ofrece traducción oficial de antecedentes de la Policía, Procuraduría y Contraloría. También existe un paquete de visa que incluye registro civil de nacimiento y antecedentes de la Policía, sin que eso implique un resultado migratorio.
Para cotizar o iniciar el trámite, envíe los documentos únicamente al correo info@copywritecolombia.com en PDF, foto legible o Word. El WhatsApp +57 314 365 4027 es solo para preguntas; no envíe adjuntos de traducción por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Cómo apostillar los antecedentes penales en Colombia?
Primero obtenga el certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional. Luego haga la solicitud de apostilla o legalización ante la Cancillería, según el país de destino. En muchos casos, el portal valida la información contra la base de la Policía Nacional. Confirme siempre con la entidad receptora si también necesita traducción oficial.
¿Cómo sacar el pasado judicial apostillado en Colombia?
El “pasado judicial” corresponde hoy al certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional. Para usarlo en el exterior, la entidad receptora puede pedir que se apostille o legalice. Si además exige traducción, primero confirme si quiere la traducción del certificado apostillado o si también exige apostilla de la traducción.
¿El certificado de antecedentes apostillado de Colombia se traduce?
Solo si la entidad receptora lo exige. Algunas entidades aceptan el documento apostillado en español; otras piden traducción oficial. Si piden apostilla de la traducción, el proceso es traducción oficial, autenticación notarial de la firma del traductor y apostilla ante Cancillería sobre la firma del notario.
¿Antecedentes penales, policiales y judiciales son lo mismo?
En el uso común para trámites internacionales, sí: esas expresiones suelen referirse al certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional. No lo confunda con los antecedentes disciplinarios de la Procuraduría ni con los antecedentes fiscales de la Contraloría, que son documentos diferentes.
