Las traducciones oficiales son traducciones que llevan una firma y sello de un traductor oficial. Los traductores oficiales se reglamentan de acuerdo con las leyes de cada país. En la gran mayoría de los casos basta con la firma y sello del Traductor Oficial, puesto que según la regulación de cada país este puede ser el único requisito. Sin embargo, para el caso de Colombia, específicamente, si se requiere apostillar un documento, o hacer el proceso de legalización, es necesario primero autenticar la firma del traductor oficial en una notaría. A este proceso se le puede llamar como: autenticar la firma del traductor oficial o también notarizar una traducción.
De igual manera, es posible que en algunos casos no tan comunes pueda requerirse adjuntar una declaración juramentada (conocida como affidavit) con la firma del traductor. Estos conceptos específicos se abordan a continuación en este artículo.
En el caso de las traducciones oficiales, según la Resolución No. 10547 del 14 de diciembre de 2018, artículo 6°, todas las traducciones para apostillar deben ser presentadas ante notario público para reconocimiento de firma, señalando que el tratamiento del documento corresponde a una traducción.
En el caso de que se requiera apostillar o notarizar una traducción, en Copywrite Colombia tenemos a su disposición, en todos los sitios donde tenemos oficinas (Bogotá, Cali, Chía, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga) la firma registrada en dichas notarías de nuestro gerente, el Traductor Oficial Edward William Goodson-Wickes, Traductor e Intérprete Oficial Inglés-Español-Inglés Certificado de Idoneidad No.0424 dado en Bogotá a los 4 días del mes de Agosto del 2015. Esto garantiza a nuestros clientes que puedan hacer el trámite de notarización de la firma del traductor personalmente.
Nuestros servicios:
Si no estás en Bogotá, Cali, Chía, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga, no se preocupe, también podemos ayudarle con el trámite notarial y enviar las traducciones notarizadas a cualquier parte del país (y al exterior) por correo certificado.
Anteriormente (hasta aproximadamente noviembre 2018) la lista de traductores oficiales era pública en la página web de la cancillería:
La Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores) era la entidad responsable de revisar la firma del traductor oficial cotejándola ante su base de datos. Sin embargo, después de la emisión de la resolución 10547 de 2018, a partir de esa fecha y hasta que se establezca lo contrario, la autenticación de la firma del traductor en una notaría es un requisito obligatorio. En cuanto a la notarización y autenticación de firma de traducciones oficiales, es importante resaltar que solo puede hacerse en las notarías en donde el traductor tenga registrada su firma, así que, parte de nuestro acompañamiento incluye brindarle información de los lugares en los que puede llevar a cabo dicho trámite, de manera personal. En caso de no estar en ninguna de las ciudades mencionadas, por un costo adicional podemos ayudarle con los trámites de notarización.
Nuestros clientes pueden hacer el trámite de Notarización de la firma del traductor personalmente, con el fin de no tener que pagar un costo adicional, simplemente dirigiéndose a:
- Bogotá 1: Notaría 11, Calle 85 con Carrera 10
- Bogotá 2: Notaría 30, Cra.15 #91-06
- En Cali: Notaria 5 – Cl. 29 Nte. No.6AN-35
- En Medellín: Notaria 20 – Calle 10 No. 43E -44
- En Barranquilla: Notaria 9 – Cra. 58 No.64 -126
- En Chía: Notaria 2 – Calle 12 No.13-13
- En Bucaramanga: Notaría 7, Calle 35 N° 12-06
Apostillar
Apostillar es un trámite muy sencillo, una vez los documentos se traduzcan y hayan pasado por el proceso de notarización, estos se pueden escanear y subir a la página de la cancillería.
Sin embargo, se debe prestar especial atención a este paso, debido a que la cancillería puede devolver dicho documento por motivo de que este carezca de firmas autenticadas o que no se hayan hecho los procesos de notarización. Si la cancillería hiciera una devolución de documentos debido a la falta de firma del traductor oficial cuando se esté haciendo el proceso de apostilla o legalización; el solicitante recibirá una notificación que mostrará la razón de rechazo de la siguiente manera:
-
El documento debe ser firmado en una notaría haciendo un reconocimiento de la firma de la persona que firma el documento (traductor) por firma a mano alzada.
Recomendamos a nuestros clientes hacer este trámite de manera individual y no contar con ayuda de terceros, para no incurrir en costos adicionales y asegurarse que su documentación está segura y que el proceso se llevó a cabo correctamente. Las apostillas expedidas por la Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores) no se traducen porque estas ya vienen traducidas, pero si hacemos referencia de los números de apostillas en las traducciones. Por otro lado las Apostillas emitidas en el exterior en otros idiomas, si son traducidos al español, si se requiere de una traducción oficial en Colombia.
Ahora abordemos que mencionamos al inicio del artículo para tener claridad de cómo funciona el proceso de la traducción oficial.
Autenticación de firmas
A partir del 14 de diciembre de 2018 el Ministerio de Relaciones Exteriores publicó la Resolución 10547. En esta se establece un cambio en el proceso de trámite de legalización y apostilla de las traducciones oficiales. Los nuevos requisitos exigen que para cualquier traducción oficial, las cuales tienen firmas de traductores oficiales, deben estar autenticadas por medio de una notaría. Para llevar a cabo este proceso es importante tener en cuenta que quien debe llevar a cabo el registro de firma y sello es el traductor oficial que emita la traducción. Puesto que este debe tener su firma registrada en una notaría de la ciudad correspondiente a donde se emita dicha traducción.
Una vez se tenga la traducción oficial firmada y sellada, se debe acudir a la notaría en la cual el traductor emisor de dicha traducción haya registrado dicha firma y sello. El Ministerio de Relaciones Exteriores procederá luego de esto a verificar y dar aval a la firma del Notario Público y luego de esto hará el mismo proceso con la apostilla y la correspondiente legalización de la traducción oficial. Es importante tener en cuenta que aunque el Ministerio de Relaciones Exteriores verifica la autenticidad del notario, el aval aplica sobre la legalidad de la misma, mas no sobre la calidad, veracidad o contenido de la traducción.
Una vez finalizado el proceso, el documento tendrá efecto legal en Colombia o en el extranjero, según corresponda.
Declaración Juramentada
Por último, hablaremos de las declaraciones juramentadas, o en inglés Affidavits, las cuales son confirmadas por juramento o afirmación, es decir son declaraciones voluntarias y verdaderas de una persona, quien firma el documento. Las declaraciones juramentadas son uno de los documentos legales más comunes que necesitan notarización. Esto es una ventaja para la persona que firma el documento puesto que asegura y garantiza la finalidad del documento con el beneficio de que sea verificado por otra persona, en este caso, un notario público.
Todo esto puede sonar muy complejo e intimidar a la persona que está realizando los trámites, y con justa razón. Las oficinas gubernamentales tienden a ser muy estrictas en sus procesos y pueden devolver o frenar trámites si estos no cumplen con los requisitos.
De igual modo, si tienes preguntas, por favor no dudes en contactarnos.
