Si usted se encuentra en algún país en el exterior, es necesario que tenga en cuenta que para realizar diferentes tipos de trámites es muy probable que deba presentar un certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales o judiciales. Estos documentos deben ser expedidos en el idioma correspondiente al país de origen. Es por esto, que usted requerirá una traducción legal de dicho documento. Esto aplica de igual forma si es usted un extranjero que reside en Colombia y tiene la necesidad de realizar algún procedimiento en el que sea necesario presentar este tipo de certificados, siempre y cuando el original esté expedido en un idioma diferente al español.
¿QUÉ ES UN CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS, FISCALES O JUDICIALES?
El certificado de antecedentes judiciales es un documento que proporciona información sobre la existencia, en caso de que hubiese, de antecedentes de tipo penal, judicial o disciplinario de un ciudadano al interior de cualquier país. Si una persona por cualquier motivo, incurre en una infracción legal, y es sancionada como consecuencia de ésta por las autoridades competentes, se creará un registro con la información pertinente, donde se verá reflejado su falta y aparecerá en el certificado de antecedentes judiciales, disciplinarios o fiscales.
En Colombia existen tres tipos de certificados: disciplinarios, fiscales y judiciales; los cuales son emitidos por distintas entidades de control. Estos son documentos que notifican las acciones delictivas o ilícitas en las que ha incurrido un ciudadano, las sanciones o las inhabilitaciones vigentes para ejercer cargos públicos o los asuntos fiscales pendientes, en caso de haberlos. En resumen, estos certificados permiten verificar si una persona posee algún tipo de sanción por parte de las instituciones de control del Estado, o por el contrario, está libre de cualquier imputación y, por lo tanto, puede actuar y participar en cualquier ámbito público o privado. Es usual que estos documentos sean solicitados en diferentes ocasiones por instituciones o empresas a fin de certificar que la persona natural o jurídica se encuentra a paz y salvo con la justicia y no tiene ningún tipo de obligación pendiente con ninguno de los entes de control del país correspondiente.
Cada uno de los tres certificados que se solicitan comúnmente en Colombia es emitido por un ente judicial diferente: policía, procuraduría y contraloría; y aplican de forma distinta. Para el caso de personas naturales (cualquier ciudadano que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal), el certificado expedido por la policía refleja la situación actual de un individuo en relación a los delitos penales o criminales que pueda o no tener. Por lo general, este certificado es suficiente para dar información sobre los antecedentes de una persona; sin embargo, en otros casos se solicitan otro tipo de antecedentes que aplican tanto a personas naturales, como a personas jurídicas (una empresa u organización que puede ser compuesta por varias personas, y que ejercen derechos y asumen responsabilidades en nombre de toda la empresa), y que no solo aplican dentro del ámbito penal, sino que también involucran las infracciones que pueden ocasionar sanciones para ejercer cargos públicos o participar en contratos o licitaciones con entidades del Estado, es decir, sanciones de carácter disciplinario; en este caso, el certificado es emitido por la procuraduría. Un tercer certificado, el cual es expedido por la contraloría, permite identificar si una persona, natural o jurídica, tiene alguna responsabilidad fiscal, es decir, un daño al patrimonio del Estado ocasionado por acción u omisión en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta.
Para las personas que viajan al exterior, estos certificados, en especial, el certificado de antecedentes judiciales, son uno de los requisitos más comunes a la hora de efectuar solicitudes o trámites. Por ejemplo, pueden requerirse para permisos de trabajo, solicitud de residencia para estudiantes o solicitudes de nacionalidad. Asimismo, las entidades privadas y públicas pueden solicitar cualquiera de estos certificados si una persona se encuentra en un proceso de selección y contratación para un empleo, o incluso, es posible que sea solicitado al momento de realizar procedimientos de contratación entre personas jurídicas. Por consiguiente, es importante tener presente que en la mayoría de lugares en el mundo, incluyendo Colombia, estos certificados son de uso frecuente y de presentación obligatoria en un gran número de situaciones.
En Colombia, estos certificados pueden obtenerse de manera virtual en las plataformas que las entidades correspondientes han habilitado para la expedición del documento en cuestión. Para realizarlo, usted debe ingresar a las páginas de la policía, la procuraduría o la contraloría, y con su número de cedula de ciudadanía o NIT puede consultar y descargar el documento en particular que necesite.
En caso de que requiera el certificado para un procedimiento en el exterior, este debe ser solicitado desde la página de la cancillería. De esta forma, se le hará entrega del documento, cumpliendo con los requerimientos legales (apostillado y legalizado) para su validez en el país extranjero. Para ciertos casos, recuerde que después de realizado este proceso de legalización, el documento debe ser presentado con la traducción en el idioma oficial del país en el que usted se encuentre.
Si estos documentos se presentarán como parte de algún trámite en el exterior, deben ir acompañados de una firma legalizada conocida como apostilla. La apostilla es la legalización de la firma de un funcionario público, cuya firma debe estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual cumple la función de proporcionar validez legal al documento, suprimiendo así el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos emitidos en un Estado suscrito al Convenio de la Haya, que deba surtir efecto en otro Estado, también firmante del Convenio. El documento apostillado aplica para los países miembros de la Convención de La Haya, en caso de que el país no haga parte de dicho acuerdo, el documento debe ser legalizado por otros medios diplomáticos.
¿POR QUÉ ES NECESARIA UNA TRADUCCIÓN?
Como se ha mencionado anteriormente, es muy común que le soliciten un certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales o judiciales. Así que si usted tiene planeado estudiar o trabajar en el exterior, o los necesita como parte de algún requisito al interior del país y lo requiere en otro idioma, es sumamente probable que deba presentar la traducción correspondiente, teniendo en cuenta los parámetros establecidos para cada trámite o procedimiento.
Si usted requiere la traducción del certificado, antes de realizarla es importante que tenga el documento previamente apostillado y legalizado. Después de este procedimiento, puede presentar el documento traducido, el cual también debe contar su validez legal pertinente, para efectos de los trámites que desee realizar.
Esto también aplica si el certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales o judiciales ha sido expedido en un país diferente a Colombia. En primer lugar, el documento debe ser legalizado en el país de origen y, luego, debe ser traducido al español para ser presentado para su respectiva validación ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Las traducciones deben ser realizadas por traductores oficiales acreditados por la cancillería (en el caso de Colombia), y solo se llevarán a cabo en documentos que estén previamente apostillados. Es importante que tenga presente esta información, puesto que un documento que no esté apostillado no tendrá validez ni efecto jurídico, y por ende, su traducción tampoco será válida, aunque ésta sea realizada por un traductor oficial. Es por esta razón que la apostilla es obligatoria para traducir un documento y que éste tenga validez en otro país diferente al de origen.
Es esencial tener en consideración que la oficialidad del documento es otorgada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y no por el traductor y, por esta razón, la traducción debe ser apostillada para que adquiera el valor legal que se necesita para fines de certificación y validez en el país donde se presenta el documento en cuestión.
