Para distintos trámites legales es necesario presentar el registro civil de nacimiento o de defunción, en función de la clase de proceso que se va a llevar a cabo. Si dicho trámite se realizará en un país donde se maneja un idioma oficial diferente al español, usted necesitará presentar estos documentos, junto con su correspondiente traducción, por ejemplo, en el caso dado de que quiera iniciar con el procedimiento para obtener una nacionalidad en otro país, usted requerirá su registro civil de nacimiento y la traducción correspondiente. Por otro lado, si el trámite que necesita realizar está relacionado con una herencia que involucra el sistema legal de otro país, deberá presentar el registro civil de defunción, y demás documentos pertinentes, acompañados de una traducción certificada.
¿Qué es el registro civil?
Se conoce como registro civil a la institución estatal que brinda constancia de diversos acontecimientos y acciones vinculados al estado civil de los individuos. Cuando una persona nace, resulta obligatorio inscribir su nacimiento en el registro civil, lo que le otorgará un documento de identidad al recién nacido. Allí constará su nombre y apellido, fecha de nacimiento, nacionalidad y otros datos importantes. Esta inscripción en el registro civil supone el reconocimiento por parte del Estado de la persona que acaba de nacer: puede decirse que un individuo sin documentos no existe para el Estado, por lo cual queda fuera del sistema y no puede acceder a los servicios públicos como por ejemplo la educación y la salud.
El Registro Civil de Nacimiento contendrá la información sobre los nacimientos que ocurran en el territorio nacional de Colombia; los nacimientos ocurridos en el extranjero con padre o madre colombianos; los nacimiento ocurridos en el extranjero con padre o madre colombianos de nacimiento o por adopción, o de extranjeros residentes en el país, en caso de que así lo solicite el interesado.
No solo el padre o la madre pueden registrar un nacimiento, también lo pueden hacer otras personas como son: los abuelos, los bisabuelos; los parientes mayores más próximos; el Director o el Administrador del establecimiento público o privado en que haya ocurrido el nacimiento; el propio interesado mayor de 18 años o el Defensor de Familia, cuando se trate de menores de 18 años, en situación irregular. Este registro debe realizarse en lo posible dentro del mes siguiente al nacimiento y se debe presentar alguno de los siguientes documentos: certificado médico, certificado de enfermera o las declaraciones de dos testigos hábiles que presenciaron el nacimiento o que hayan tenido noticia directa y fidedigna de su ocurrencia. Si ya ha trascurrido un mes después del nacimiento, se debe adjuntar alguno de los documentos mencionados anteriormente o el acta de bautizo.
Por otra parte, el registro civil de defunción es el documento mediante el cual se acredita de manera legal el fallecimiento de una persona. El fallecimiento es el último de los hechos del estado civil, y al igual que fue necesario registrar el nacimiento, también debe hacerse el registro de la muerte.
Se deben registrar:
• Las defunciones de personas que fallezcan dentro del territorio del país;
• Las defunciones de colombianos, bien sea de nacimiento o por adopción, y las de extranjeros residentes en el país, cuyo fallecimiento ocurra en el extranjero. En caso de que lo solicite el interesado, a fin de acreditar el hecho se inscribirá la defunción en cuestión en el consulado correspondiente o en una de las oficinas de registro en la capital de la República.
• Las sentencias judiciales que declaren la presunción de muerte por desaparición.
El registro de las defunciones debe efectuarse ante el funcionario de registro del lugar donde se presentó el hecho o se encontró cuerpo sin vida. Los requisitos para hacerlo son: la fecha del fallecimiento, el nombre y el sexo del fallecido. Además, es necesario presentar los siguientes documentos para acreditar la muerte:
• El certificado expedido por el médico que atendió la persona previamente a su fallecimiento.
• Certificado del médico forense.
• De no contar con ninguno de los dos documentos anteriores, presentar el certificado expedido por un médico de sanidad.
• Si no posee ninguno de los dos documentos anteriores, la muerte será certificada por cualquier médico que desempeñe un cargo oficial relacionado con este tipo de trámites.
• En caso de no haber médicos en la localidad, se podrá demostrar mediante declaración de dos testigos hábiles.
• Tratándose de muerte violenta, para el registro se requiere autorización judicial, al igual que en casos donde no se encuentre o no exista el cadáver.
Una muerte debe ser registrada dentro de los dos días posteriores al hecho. El certificado de defunción consta de un original y dos copias: el original se guarda en el registro civil, la primera copia se destina a la Oficina Nacional de Registro y, finalmente, la segunda copia es para la persona que solicita este registro.
¿Por qué necesita una traducción?
El registro civil es un documento muy importante para una persona, ya que registra toda la información del individuo como ciudadano. Es fundamental contar con en el registro civil para reclamar derechos y certificarse como ciudadano de un país. Por consiguiente, es un documento que se solicita en muchos trámites a nivel nacional e internacional. Una traducción será necesaria cuando sea requisito presentar el registro civil de nacimiento o de defunción en una embajada o un consulado, o si se necesita para llevar a cabo algún procedimiento legal en otro lugar del mundo. Por ejemplo, usted podría necesitarlo si tiene la intención de vivir en otro país y ese país lo solicita para concederle la visa. Si por otro lado, usted necesita llevar a cabo un procedimiento de herencia en el extranjero, deberá presentar el registro de defunción, acompañado de su traducción.
Los consulados en el extranjero a menudo requieren que estos certificados se encuentren apostillados y traducidos. Por ende, es importante que consulte los requisitos en función del trámite que realizará, ya que dependiendo de su caso, podrían exigirle que presente los documentos totalmente legalizados junto a una traducción oficial. Cada país y cada situación son diferentes, así que es bueno que se informe bien antes de comenzar el trámite.
Si usted necesita legalizar cualquier documento público para que este tenga validez en otro país, deberá realizar un proceso conocido como apostilla. La apostilla es la legalización de la firma de un funcionario público, cuya firma debe estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual cumple la función de proporcionar validez legal al documento y certifica la autenticidad de los documentos públicos emitidos en otro país. El documento apostillado aplica para los países miembros de la Convención de La Haya, en caso de que el país no haga parte de dicho acuerdo (aunque en la actualidad son muy pocos los países que aún no se han adherido a la Convención de La Haya), el documento debe ser legalizado por otros medios diplomáticos.
Tenga en cuenta que tanto el documento original como su traducción deberán contar con la apostilla. De igual forma, si el documento se presentará al interior del país y se ha emitido en un idioma distinto al español, también deberá tener la traducción oficial correspondiente, además de la apostilla, para que sea aceptado por las autoridades competentes.
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